Comment choisir ses activités? Dans des précédents articles, nous avons abordés différentes dimensions qui influencent la manière dont le temps s’écoule pour nous:
- Choisir le critère qui va nous aider à mieux prendre soin de notre temps
- Se protéger des interruptions qui dégradent la fluidité du temps que nous consacrons à telle ou telle activité (loi de Carlson)
- Enfin, comment mieux tenir compte de la temporalité des activités que nous accomplissons en intégrant les différentes pertes de charge et temps de repos nécessaires (lois de Murphy, Parkinson et Illich)
Mais il reste deux aspects importants que nous allons explorer dans cet article quant à la manière d’organiser notre temps:
- A quel moment accomplir une activité?
- Comment arbitrer l’ensemble de activités que devons et/ou voulons accomplir?
Pour ce faire, nous allons nous examiner de plus près 4 principes utilisés en gestion du temps.
Quel est le meilleur moment pour accomplir une activité?
Le temps s’écoule de manière objective et subjective… en même temps 🤯
Il y aurait là matière à proposer un beau sujet d’examen en philosophie car le temps est loin de nous avoir livré tous ses secrets. Cependant, nous allons ici essayer de rester concrets afin que vous puissiez utiliser ces repères dans votre quotidien.
Si vous vous vous remémorez la dernière réunion ennuyeuse à laquelle vous avez participé (je vous avais bien dit que ce serait concret!), vous avez vu son terme arriver avec un énorme soulagement. Vous vous demandiez ce que vous fichiez là et vous aviez l’impression que le temps s’était arrêté. Par contre, le petit verre à l’improviste avec un vieux copain ou une vieille copine que vous n’aviez plus vu(e) depuis longtemps et qui devait durer une petite heure… Vous êtes finalement rentré à 2h du matin! Bref, vous n’avez pas vu le temps passer.
C’est le genre de petite anecdotes que chacun d’entre nous a vécu et qui démontre une chose: le temps peut s’écouler de manière différente en fonction du type de tâche ou d’événement que nous vivons. En gestion du temps, c’est ce qu’on appelle la loi de Fraisse. En particulier, le temps s’écoulera plus rapidement si:
- Nous trouvons de l’intérêt à une tâche ou un événement (sphère mentale)
- Si nous nous sentons impliqués émotionnellement de manière positive (sphère émotionnelle)
- Quand l’activité répond ou est en écho avec nos besoins fondamentaux (sphère des besoins)
- Si nous sommes actifs pendant la durée de l’événement (sphère de l’action)
En pratique
Par conséquent, il peut parfois être intéressant de mesurer objectivement le temps que nous passons sur tel ou tel activité. En effet, en fonction de notre gout pour une activité ou une autre, nous allons y passer un temps différent et également évaluer subjectivement le temps que nous y passons!
| Activité | Temps effectif passé | Perception du temps passé |
|---|---|---|
| Que j’apprécie | Augmenté | Diminué |
| Que je n’apprécie pas | Diminué | Augmenté |
En d’autres termes, nous allons passer plus de temps sur les activités que nous aimons (par exemple 4h) et nous allons avoir le sentiment que nous y avons consacré peu de temps (2h). Pour les activités que nous n’aimons pas, c’est le contraire. Nous allons y passer objectivement moins de temps (1h30) et nous allons avoir le sentiment que nous y avons consacré beaucoup de temps (5h).
Nous allons donc avoir une propension naturelle à d’abord faire ce qui nous plaît plutôt que de réaliser ce qui est important si cette tâche nous parait plus ennuyeuse. Il est donc essentiel de vous poser 2 questions pour vos différentes activités:
- Quelles sont celles que j’ai tendance à remettre à plus tard?
- Quel est le temps effectif, mesuré, que je mets pour accomplir ces tâches moins « fun »?
Vous poser ces deux questions vous permettra d’objectiver les choses et de ne pas vous laisser… « duper » par vous-même en quelque sorte 😉
Solution: faire les tâches les plus difficiles en premier lieu
Et oui, je suis comme ça, je suis sympa, donc je vous donne la solution tout de suite! Enfin, soyons de bon compte, ce n’est pas moi qui vous la propose, c’est Monsieur Laborit. Selon lui, nous avons tendance naturelle à économiser notre énergie donc à échapper aux situations stressantes ou provoquant de l’insatisfaction. Cependant, dans la vie quotidienne, il y a malheureusement des choses parfois moins rigolotes à faire et c’est comme ça: » Faut c’qui faut m’petit » comme disait Tante Germaine!
En pratique
L’idée formulée dans la loi de Laborit, c’est de se mettre en condition pour accomplir les tâches les plus difficiles ou les plus lourdes en premier lieu. Le matin est pour lui le moment idéal, d’autant que c’est la période de la journée à laquelle nous sommes le mieux reposés, et donc durant laquelle l’énergie est disponible.
Le second pilier de sa proposition, c’est de s’octroyer une récompense une fois qu’on a finalisé cette tâche difficile. Il peut s’agir d’une activité de détente ou de tout autre élément qui nous fait du bien. C’est donc une sorte de carotte pour nous aider à avancer quand la motivation nous manque. Si vous vous rappelez bien, nous avions déjà esquissé cette manière de faire dans l’article relatif aux distractions.
Comment arbitrer les différentes activités que nous avons à accomplir?
Principe de Pareto: petits leviers, grands effets
Il existe un principe que l’on utilise beaucoup en gestion du temps mais que l’on retrouve dans une foule d’autres domaines: le principe de Pareto. Ce principe empirique, que j’ai introduit implicitement dans un précédent article, postule que 20% des causes sont à l’origine de 80% des effets. Dans le contexte de la gestion du temps, cela signifie que 20% des activités consomment 80% du temps. Voici quelques autres exemples de son application dans différents domaines:
- En finance: 20% des postes d’un budget représentent 80% des dépenses
- Dans la vente: 20% des produits amènent 80% des revenus
- Dans la qualité: 20% des fournisseurs sont à l’origine de 80% des défauts
- etc.
Ce principe a donné naissance au diagramme de Pareto, inventé par Joseph Juran, l’un des fondateurs de la démarche qualité dans l’industrie.
Il fournit deux représentations sur un graphique unique:
- Tout d’abord, un histogramme de l’impact des causes liées à un phénomène. Sur l’axe horizontal (axe des abscisses ou axe des x), on fournit la référence de la cause. Sur l’axe vertical (axe des ordonnées ou axe des y), on fournit la valeur de l’impact liée à cette cause. Les causes sont classées sur l’axe horizontal par valeur décroissante
- Ensuite, on lui ajoute une courbe qui représente le pourcentage cumulé de chaque cause
En pratique
Admettons que vous ayez un ensemble de valeurs reliées à 15 causes bien identifiées, comme un nombre de pièces provenant de différents fournisseurs et rejetées pour des défauts qualité:
| Label | Valeur | % | % cumulé |
| Cause R | 426 | 33% | 33% |
| Cause B | 302 | 24% | 57% |
| Cause K | 279 | 22% | 79% |
| Cause J | 59 | 5% | 83% |
| Cause A | 48 | 4% | 87% |
| Cause H | 41 | 3% | 90% |
| Cause C | 38 | 3% | 93% |
| Cause E | 27 | 2% | 95% |
| Cause O | 21 | 2% | 97% |
| Cause Z | 15 | 1% | 98% |
| Cause D | 10 | 1% | 99% |
| Cause M | 7 | 1% | 100% |
| Cause Q | 5 | 0% | 100% |
| Cause I | 1 | 0% | 100% |
| Cause T | 0 | 0% | 100% |
| Total | 1279 | 100% | N/A |
On voit que les 3 premières causes R, B et K constituent 1/5ème, soit 20% des causes et entrainent environ 80% des impacts. Ce sont donc les problèmes liés à ces pièces-là qu’il s’agira de traiter en premier lieu et qui constitueront donc le contenu des activités à réaliser en priorité.
On peut ensuite représenter les valeurs absolues dans un histogramme accompagné de la courbe du pourcentage cumulé. On voit alors graphiquement ce qui est exprimé de manière numérique dans le tableau:
Pssst: Excel dispose d’une fonction toute faite pour réaliser les diagrammes de Pareto 😉
Matrice d’Eisenhower
Enfin, dernier outil très pratique pour assigner des priorités à ses activités: la matrice d’Eisenhower, Elle fait référence au président américain du même nom. Cette matrice établit 4 quadrants en fonction du degré d’importance et d’urgence d’une activité:
- Activités importantes
- Urgentes (zone rouge): à exécuter immédiatement et soi-même. Ce sont les imprévus ou les problèmes à régler
- Peu urgentes (zone verte): tâches à planifier et exécuter soi-même. C’est le travail de fond et de structuration
- Activités peu importantes
- Urgentes (zone bleue): à déléguer rapidement. Ce sont des choses qu’il faut bien faire mais qui ne requièrent pas nécessairement votre intervention
- Peu urgentes (zone grise): tâches inutiles à abandonner. Ne perdez ni votre temps ni votre énergie dans ces activités
En résumé, l’enjeu pour vous est de bien vous focaliser sur ce qui est important.
En pratique
La question essentielle, c’est « comment distinguer ce qui est important »? En fait, les choses importantes sont celles qui permettent d’avoir le plus d’impact:
- En intensité: les effets qui découleront de l’activité seront puissants
- Et/ou en amplitude, que ce soit:
- Dans le temps: les effets de l’activité se feront ressentir longtemps
- Dans l’espace: dans un large périmètre, qu’il soit géographique ou lié à une population
Sachant cela, une bonne manière d’arbitrer ses activités est de procéder de la manière suivante:
- Tracez la matrice d’Eisenhower sur une feuille
- Ecrivez chacune des activités que vous devez accomplir sur un post-it
- Placez chaque post-it dans le quadrant correspondant
Idéalement, vous devez vous débarrasser d’un maximum d’activités peu importantes (donc à faible valeur) pour vous concentrer sur le quadrant vert. En effet, quand une activité du quadrant vert passe dans le quadrant rouge, c’est souvent parce qu’on a mal planifié la réalisation de celle-ci. Elle prend alors du retard. En fait, idéalement, le quadrant rouge devrait toujours rester… vide!
Le critère comme guide du sens
Mais un dernier élément fondamental que vous devez garder à l’esprit, c’est que cette matrice s’inscrit dans un espace qui va toujours dépendre du critère à travers lequel vous aménagez vos activités. Cette étape n’a rien de neutre. En effet, on admet souvent implicitement dans le domaine professionnel que c’est le critère de performance qui doit nous guider. Cependant, comme nous l’écrivions dans un précédent article, il peut s’agir du critère:
- De performance
- De bien-être
- Du temps pour soi
- Du temps pour les autres
- Ou de tout autre critère qui fasse sens pour vous!
La matrice proposée ici peut donc s’appliquer dans chacune de ces 4 perspectives. Il nous faut alors prendre du recul pour littéralement changer de référentiel.
Et ainsi, parfois, pouvoir ajuster vos priorités en résonance avec ce qui est juste pour vous.
Vous avez aimé cet article ? Dites-le nous et partagez-le!
(Pas encore d'évaluation)
Loading...
