Dans cet article, nous allons voir pourquoi tout prend toujours plus de temps que ce que nous avions prévu. Et pour pallier cette problématique, il n’y a qu’une seule solution vraiment efficace: commencez vos tâches le plus tôt possible! 🏁🏃 En effet, ce n’est pas pour rien que, selon Références, une bonne gestion du temps est une des qualités personnelles les plus appréciées dans le monde professionnel. Elle témoigne en effet d’une bonne aptitude à coordonner ses activités. Dans l’article qui suit, nous allons détailler plusieurs stratégies pour vous y aider.

3, 2, 1…

Une petite anecdote

Avant de rentrer dans le vif du sujet, j’ai envie de vous partager une petite anecdote. Dès le début de ma carrière professionnelle, je me suis retrouvé plongé dans le monde de la gestion de projets. Au fil du temps, j’ai fini par me spécialiser dans ce domaine.

Un de mes amis donnait des cours en gestion de projet à l’Université Libre de Bruxelles. Un jour, il m’a demandé de donner une petite conférence à ses étudiants. L’idée était d’illustrer son cours avec des réalisations concrètes et de montrer en quoi la méthodologie était importante. Lorsque je suis arrivé, je suis entré discrètement dans la classe : le groupe était en train justement en train de travailler sur un exercice de planification d’un projet. Il faisait très chaud et les cerveaux bouillonnaient ! Les étudiants ont poursuivi leur exercice en posant des questions à mon ami pendant que je m’installais pour donner la conférence. Je l’ai introduite comme ceci : « Et bien voilà, quand vous devez faire un calcul de planning, faites exactement comme JC vous l’a expliqué avec toutes les techniques et les méthodes précises. Puis vous faites x2 ! ». Et la conférence a démarré sur un gros éclat de rire.

Dans cet article, nous allons nous focaliser sur 3 des 7 principaux principes de gestion du temps

Loi de Murphy

Cette notion de sous-estimation en gestion du temps est connue sous le nom de loi de Murphy. Comme la tartine qui tombe s’écrasera toujours du côté avec la confiture, rien ne se déroule jamais exactement comme on le souhaiterait. Du coup, toute tâche prendra toujours plus de temps que ce que nous avions envisagé au départ. Voyons en détail pourquoi et surtout comment limiter les effets embêtants de cette loi.

Loi de Parkinson

Une autre dimension implicite, c’est qu’il est nécessaire de définir une durée et une date limite pour une tâche. En effet, si on ne le fait pas, tout le temps disponible va être utilisé pour réaliser la tâche. Par exemple:

  • Si on se donne 1 semaine pour rédiger un rapport, on va prendre 1 semaine
  • Si on se donne 1 mois, on prendra le mois, même si 2 semaines avaient suffi

Ce phénomène de « dilatation du temps » est connu sous le nom de loi de Parkinson. L’enjeu, c’est de parvenir à se fixer des délais réalistes pour réaliser un travail de qualité. Cela implique de ne pas se fixer des délais trop courts pour éviter une pression inutile mais pas trop longs non plus pour se sentir avancer concrètement. En pratique, une solution qui marche bien pour moi pour une tâche significative, c’est de prendre la semaine comme unité de référence. En effet, une journée, c’est trop court mais un mois, c’est trop long. Dans la suite de cet article, c’est cette durée de référence d’une semaine qui me sert de guide.

Et vous, quelle est votre durée de référence pour accomplir une tâche? Pour vous sentir bien, il faut trouver l’unité de référence qui fonctionne bien pour VOUS.

Loi d’Illich

Enfin, un troisième aspect important est que notre énergie diminue au fur et à mesure que nous réalisons une tâche. Tout comme réaliser une activité physique fatigue le corps, accomplir une tâche mentale fatigue l’esprit. Nous ne sommes donc plus aussi productifs après 2h de travail qu’en démarrant. Après une durée d’environ 45 minutes, Illich postule même que notre efficacité devient négative! Il est donc essentiel de prendre des pauses pour recharger ses batteries.

Pourquoi bien évaluer ses délais est important ?

Il existe plusieurs raisons qui font qu’estimer ses délais pour accomplir ses tâches de manière juste est essentiel. 

D’abord pour soi…

Il y a d’abord des raisons d’ordre individuel. Bien estimer la durée de ses tâches permet d’organiser et de bien gérer son temps de manière globale. Cela nous permet d’allouer un temps bien défini à telle ou à telle tâche dans le réservoir de temps dont nous disposons (au cours d’une journée ou d’une semaine par exemple).

Ensuite, réaliser une bonne estimation permet de conserver un bon niveau de motivation et de réduire le stress. En effet, si le temps mis pour certaines tâches est systématiquement supérieur à l’estimation que nous en faisons, cela peut s’avérer décourageant. Nous pouvons alors nous sentir en permanence « en retard » par rapport à nous-mêmes. Ceci a pour conséquence de générer du stress lié à sentiment de manque de maîtrise.

Enfin, bien estimer la durée d’une tâche est essentiel du point de vue économique. En effet, cela permet d’avoir une vision correcte du temps de travail dans le prix de revient de vos produits. Par ricochet, cela vous permet de définir correctement votre prix de vente. Si vous estimez mal la durée de vos tâches pour créer vos produits, il y a fort à parier que vous établirez un prix de revient qui sera largement sous-estimé. En effet, dans les pays occidentaux, la main d’œuvre reste une des composantes les plus onéreuses du prix de revient.

De plus, comme je le mentionnais ci-dessus, si vous ne fixez pas de date limite ou de durée pour la réalisation d’une tâche, le temps mis pour la clôturer va s’étiiiiiiiiiiiiiiiiiiireeeeeeeeeeeeeeeeeeer, s’étiiiiiiiiiiiiiiiiiiireeeeeeeeeeeeeeeeeeer… Par conséquent, vous mettrez un temps infini à réaliser chaque tâche et vous n’avancerez pas.

…et aussi pour les autres

Deuxièmement, il existe également des raisons d’ordre relationnel. Imaginez que vous lancez des travaux chez vous et que vous votre entrepreneur vous annonce un délai de 3 mois. 6 mois après le début des travaux, ceux-ci sont loin d’être terminés. Vous êtes mécontents, vous ne voulez pas payer et vous n’avez plus confiance en votre entrepreneur. C’est la même chose pour vous si vous vendez des produits ou des services : ne pas tenir vos délais fera fuir vos clients. Idem si vous travaillez comme salarié : vos collègues n’auront pas confiance en vous s’ils ne peuvent pas se fier aux délais que vous annoncez.

La seconde raison découle de la première : c’est la question de la crédibilité. En effet, une bonne gestion du planning est souvent associée à une bonne maîtrise de son sujet et donc à la compétence. Ne pas tenir votre planning risque d’induire une perception négative de votre compétence auprès de vos partenaires.

Enfin, si vous travaillez sur un projet dont l’avancement dépend de votre estimation pour une partie des tâches, il est essentiel de pouvoir informer le chef de projet du temps dont vous avez besoin pour les accomplir de façon réaliste. Sinon, le projet pourra être mis en retard à cause de votre estimation erronée et cela peut parfois avoir de sérieuses conséquences. Cela sera d’autant plus fâcheux que le projet est critique, par exemple dans le cadre du développement d’un vaccin ou d’un médicament.

Quels éléments font qu’une tâche prend toujours plus de temps que prévu ?

Il me semble y avoir 4 erreurs de principe majeures qui conduisent à un écart quasi systématique entre planification et réalisation de nos tâches. Pour chacune d’entre elles, on peut les associer au modèle TAIO que je développais dans cet article. Il implique que pour produire et créer, nous devons simultanément mobiliser 4 composantes dans une perspective multiplicative:

T x A x I x O

Pour rappel, les différentes lettres ont les significations suivantes:

  • T = temps
  • A = attention
  • I = informations
  • O = outils et méthodes

Erreur n°1: événement vs. processus

La première erreur de principe, c’est que nous avons tendance à considérer une tâche comme un événement et non comme un processus. Nous nous basons dès lors sur un mode de fonctionnement erroné. En effet, nous imaginons que l’accomplissement d’un objectif ou d’une tâche est un événement ponctuel alors qu’il s’agit d’un processus présentant une certaine durée

Évènement (instantané) VS. Processus (durée)

Erreur n°2: L’énergie et l’attention ne sont pas constantes

La deuxième erreur de principe, c’est que nous agissons comme si notre énergie restait constante au fil des tâches. Or, celle-ci a non seulement tendance à décroître mais elle a également besoin d’alternance. Or, nous enchaînons souvent les tâches et les réunions sans nous ressourcer. Cela conduit à une décrue cumulée de l’énergie qui va nous empêcher de maintenir le rythme dans la durée. Terminer une tâche nous prendra donc plus de temps, d’autant que la fatigue entraîne aussi une baisse de l’attention. C’est le double effet KissCool, mais dans le mauvais sens:

T x A x I x O

Examinons les choses sous 2 angles.

Situation idéale: prendre des pauses…

Il peut nous arriver de réaliser une tâche puis de décider d’arrêter de nous y consacrer. C’est la pause! ☕️ Grâce à ce moment de repos, notre énergie revient progressivement vers un état d’équilibre. Dans ce cas, nous restons dans notre zone nominale d’énergie, sans nous épuiser. Cette zone est représentée en vert sur les schémas ci-dessous. Cela vaut tant pour une tâche orientée vers l’extérieur (ex: une réunion) que pour une tâche tournées vers l’intérieur (ex: la rédaction d’un dossier).

Tâche tournée vers l’EXTERIEUR suivie d’une pause
Tâche tournée vers l’INTERIEUR suivie d’une pause

… et alterner les types de tâches

De plus, idéalement, nous devons alterner les tâches orientées vers l’extérieur (ex: une réunion) avec celles tournées vers l’intérieur (ex: la rédaction d’un dossier). En effet, de la même manière que pour la respiration, c’est cette alternance qui permet de conserver une énergie optimale.

Alternance de l’orientation de l’énergie pour lui conserver une amplitude optimale

Situation problématique: pas de pause et enchaîner les tâches du même type

Par contre, si vous enchaînez les tâches tournées vers l’extérieur, il vous faudra des moments d’introspection pour vous ressourcer. Ils vous permettront de vous reconnecter à vous-même. Sinon, c’est comme si vous demandiez à votre cerveau d’expirer durant une journée entière. Au final, votre cerveau va avoir du mal à reprendre son souffle, littéralement. Le retour vers un état de repos va passer par une récupération énergétique forcée et déséquilibrée:

Déséquilibre énergétique lorsque l’attention est orientée de manière unilatérale vers l’EXTERIEUR

Si au contraire vous vous concentrez sur un long document à rédiger ou un fichier Excel kilométrique, prenez des moments pour discuter avec d’autres ou pour aller marcher à l’extérieur. Ils vous permettront de vous reconnecter au monde. Au niveau énergétique, c’est le phénomène inverse de ce que nous venons de voir qui se produit. En gros, c’est comme si vous demandiez à votre pauvre cerveau de passer la journée à inspirer:

Déséquilibre énergétique lorsque l’attention est orientée de manière unilatérale vers l’INTERIEUR

Erreur n°3: Mauvaises estimations internes

Par ailleurs, il existe aussi plusieurs raisons internes qui nous font sous-sous-estimer la durée des tâches que nous avons à accomplir.

Tout d’abord, nous surestimons le degré de précision que nous avons de l’objectif que nous nous fixons. C’est une phrase un petit peu compliquée pour dire quelque chose d’en fait très simple : partant de Bruxelles, nous sommes certains que nous voulons aller à Amsterdam alors qu’en fait nous devons aller à Paris. Cette imprécision quant à notre destination va nous faire perdre du temps:

T x A x I x O

Ensuite, nous surestimons souvent nos aptitudes et les outils dont nous disposons pour accomplir notre objectif. Par exemple si nous devons traiter un important ensemble de données à l’aide d’un tableur comme Excel, nous allons vite nous rendre compte que, pour tirer des conclusions intéressantes, nous n’aurons pas besoin d’une heure comme nous l’avions prévu mais plutôt d’une journée (et ça c’est quand tout va bien…):

T x A x I x O

Nous ne tenons pas non plus compte du fait que nous avons besoin de temps simplement pour laisser mûrir les choses, sans rien faire. En effet ce n’est pas parce que vous n’agissez pas que votre esprit est au repos : le fait de laisser les choses décanter peut faire accélérer un processus ou une réflexion. Malheureusement c’est un temps que nous nous accordons rarement, toujours occupés à essayer de faire quelque chose:

T x A x I x O

Et, cerise sur le gâteau, nous oublions souvent de tenir compte de nos propres imprévus 😉

T x A x I x O

Erreur n°4: Mauvaises estimations externes

En plus de ces raisons d’ordre purement interne, nous devons également composer avec des éléments associés à notre environnement et à nos interactions. 

Premièrement, nous considérons que les interlocuteurs auxquels nous devons demander des informations vont être immédiatement disponibles. Nous sous-estimons également le temps de traitement qui leur sera nécessaire pour nous fournir des données où répondre à notre demande. En d’autres termes, nous faisons l’hypothèse qu’ils ont une disponibilité infinie et immédiate d’une part, et que ce que nous leur demandons est facilement réalisable pour eux:

T x A x I x O

Ensuite, nous surestimons l’efficacité du processus de communication avec nos interlocuteurs. En particulier, nous croyons toujours que nos demandes seront entendues et comprises du premier coup, alors que cela nécessitera en général plusieurs allers-retours avant de converger vers le résultat souhaité: 

T x A x I x O

De manière plus générale, nous sous-estimons également l’impact de l’environnement sur le groupe en charge de mener un projet. En effet, il peut survenir des conflits entre différents projets, la direction du groupe peut décider de stopper un projet ou encore il peut survenir des départs de personnes au sein de l’équipe. En ce sens, l’environnement, en particulier l’organisation, n’est pas un élément inerte sans impact sur le déroulement des choses. Il s’agit plutôt d’une forêt, d’un contexte, de facteurs globaux qui réduisent notre progression vers notre objectif:

T x A x I x O

Résumé

En résumé, ce qui se joue, c’est que nous sommes dépendant de multiples facteurs pour accomplir quelque chose. Ceux-ci sont à la fois internes et externes. Quand vient le moment de prévoir la durée d’une tâche, nous avons tendance

  • à ne prendre en compte qu’une fraction des éléments qui dépendent de nous
  • à ne pas prendre en compte les éléments qui ne dépendent pas de nous

Du coup, l’approximation que nous faisons est bien plus importante que nous l’imaginons, ce qui mène à des durées et donc des plannings qui peuvent doubler voire tripler!

Prise en compte de dimensions externes et externes dans la planification des tâches

Comment accomplir une tâche dans les délais?

A la lumière de ce qui précède, nous pouvons mettre en place plusieurs éléments pour réaligner nos estimations de planning avec la durée effective de nos tâches.

Cela veut dire avant tou d’accepter qu’une tâche va vraiment prendre du temps. Rien n’est neutre à partir du moment où l’on décide de lancer se consacrer à quelque chose, cela implique de renoncer à d’autres accomplissements.

Visualiser chaque tâche comme un processus

Le schéma ci-dessous vous propose une représentation d’accomplissement d’une tâche en 5 étapes principales:

Ajustement itératif de la tâche
  1. Démarrage de la tâche:
    • Première estimation de l’objectif
    • Rassemblement des informations à disposition (ce que l’on sait)
    • Lancement de la collecte des informations auprès de sources externes (ce que l’on ne sait pas)
  2. Précision des informations:
    • Analyse des informations collectées
    • Demandes d’information supplémentaires
    • Ajustement de l’objectif
  3. Démarrage du traitement de l’information proprement dit:
    • Analyse des informations collectées
    • Démarrage du traitement des informations à l’aide des outils
    • Résultat partiel atteint
    • Ajustement de l’objectif
  4. Poursuite du traitement de l’information:
    • Revue du résultat partiel
    • Poursuite du traitement des informations à l’aide des outils
    • Nouveau résultat partiel
    • Ajustement de l’objectif
  5. Concrétisation du délivrable :
    • Finalisation du traitement des informations à l’aide des outils
    • Résultat final atteint
    • Concrétisation du délivrable et clôture de la tâche

Tenir compte de nos fluctuations d’attention et d’énergie

La réalisation d’une tâche va nous demander une durée de travail et d’attention significative. Afin de conserver un niveau d’énergie optimal, nous allons devoir:

  • Prévoir des pauses
  • Alternes les activités orientées vers l’extérieur avec celles orientées vers l’intérieur

Dès lors, on a plutôt intérêt à prévoir plusieurs plages horaires chaque jour durant plusieurs jours. Elles peuvent constituer en des sessions de 2h par jour durant une semaine par exemple.

Mieux tenir compte de ses contraintes internes

Le conseil précédent vaut aussi pour cette section. Disposer de plusieurs « espaces de temps » répartis va vous permettre:

  • De progressivement ajuster votre objectif au fil des séances de travail, de manière itérative
  • De vous laisser le temps de traiter les données dont vous disposez avec vos outils. Petite confidence: si vous saviez le nombre de fois où je me suis dit que réaliser une synthèse de données en Excel allait me prendre 1h et que finalement j’y ai passé 1/2 journée, vous seriez étonnés!
  • De laisser décanter votre réflexion entre chaque séance. En reprenant votre ouvrage d’un jour à l’autre, vous verrez chaque fois les choses avec un oeil neuf et une perspective enrichie. Vous aurez « dormi dessus », comme on dit!
  • De garder du temps dans votre journée de travail pour gérer vos autres tâches et également les satanés imprévus qui ne manqueront pas de vous tomber dessus!

Mieux tenir compte de ses contraintes externes

En planifiant des séances de travail à intervalles réguliers pour accomplir une tâche, cela vous permet aussi de tenir compte des « pertes de charges » liées à vos interactions externes pour avancer:

  • Vous pouvez rebondir suite à l’indisponibilité d’un de vos collègues et lui laisser le temps de vous fournir ce dont vous avez besoin en respectant son rythme et ses contraintes du moment
  • Vous pouvez ajuster votre demande d’informations de manière itérative envers votre collègue si une difficulté de compréhension surgit. D’expérience, il faut souvent 3 à 5 allers-retours pour converger vers le résultat, même si on a pris soin de bien préciser sa demande au départ
  • Enfin, vous pouvez vous adapter aux inévitables embûches liées à l’organisation globale dans laquelle vous évoluez: une demande urgente qui arrive, un collègue expert qui quitte l’entreprise ou encore une panne informatique (toute ressemblance, etc. etc., avec une situation existante serait tout à fait fortuite! 😉)

Résumé

Pour accomplir une tâche, quelle qu’elle soit, la botte secrète est que vous devez changer d’échelle:

  • Commencez à réfléchir à la tâche que vous avez à accomplir dès que vous le pouvez. Les difficultés pour l’accomplir vont directement commencer à émerger… et vous obliger à réfléchir aux solutions!
  • Rappelez-vous que la réalisation d’une tâche est un processus itératif
  • Prévoyez et bloquez vous du temps dans votre agenda pour réaliser la tâche
  • Comme unité principale, considérez la réalisation d’une tâche sur une semaine plutôt qu’une journée
  • Prévoyez des sessions de travail de 2h réparties sur l’ensemble des jours de la semaines au lieu d’une seule séance de 2h ou 4h un jour précis
  • Et, le plus difficile: quand on vous demande d’accomplir une tâche, ne dites pas que vous l’aurez terminée pour le lundi qui suit mais bien pour le lundi suivant!
Ce que je pense devoir prévoir pour réaliser une tâche: 1 bloc de 2h sur 1 jour (« I’m Superman! I’m Wonderwoman! » 😉)
Ce que je dois prévoir pour effectivement réaliser une tâche: 5 blocs de 2h sur 5 jours (« Jesus, it’s not that simple! » 😅)

Mise en pratique

Et vous, comment faites vous lorsque vous devez vous organiser pour parvenir à un résultat? Afin de tester la méthode proposée ici, je voudrais vous proposer l’exercice suivant:

  • Prenez en compte les 5 paramètre de planification présentés dans le tableau ci-dessous
  • Pour chacun d’entre eux, listez les valeurs qui correspondent à votre fonctionnement actuel
  • Ensuite, testez une autre approche avec des valeurs différentes pour une tâche semblable
  • Enfin, effectuez plusieurs itérations successives pour parvenir à une estimation qui vous semble tenir correctement la route pour des tâches d’un certain type
Paramètres de la planificationCe que je fais
Exemple
Ce que je teste
Exemple
Durée de réalisation que j’estime pour une tâche1 jour1 semaine
Durée d’exécution que j’estime pour une tâche1/2 jour1,5 jour
Durée moyenne d’une session de travail4h2h
Nombre de créneaux de travail de dont j’ai besoin15
Nombre de jours auxquels je planifie mes créneaux de travail15
Préférez les itérations successives à une session de travail d’un bloc

Comment cela fonctionne-t-il pour vous en appliquant cette méthode ? Cela a-t-il drastiquement modifié votre planification? Comment vous sentez-vous si votre estimation est plus proche de la réalité? Partagez vos observations en commentaires!

PS: et n’oubliez pas, commencez le plus tôt possible 😉

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