Mais comment font-ils?

La gestion du temps est un domaine qui intrigue. Certains semblent être des magiciens qui en ont une maîtrise totale alors que d’autres semblent bien démunis quand il s’agit de correctement s’organiser… Pourtant, le temps est un moteur essentiel de notre quotidien et dont il faut prendre soin, comme je l’ai développé dans cet article. Et quand nous nous sentons perdus face à tout ce que nous avons à accomplir, c’est que nous nous trouvons dans la seconde catégorie… en tout cas momentanément! 😉

Afin de nous en sortir, nous allons tenter de tordre le coup ensemble à 4 croyances erronées sur la gestion du temps et qui ont la vie dure:

  1. Savoir gérer son temps est une compétence innée 
  2. Une fois qu’on sait le gérer, on n’a plus de problème de temps 
  3. La gestion du temps n’est pas une activité en soi 
  4. Nous avons tous le même rapport au temps 

Examinons chacune de ces croyances en détail…

Croyance n°1: savoir gérer son temps est une compétence innée  

Le constat

La capacité à s’organiser et à gérer son temps font partie des aptitudes qui nous paraissent naturelles : cela semble aller de soi. Or, force est de constater quand nous observons autour de nous que certains collègues ou amis accomplissent certaines tâches plus vite que nous. Ils atteignent dès lors les buts qu’ils se sont fixés plus rapidement ou en utilisant moins d’énergie.

D’autres au contraire apparaissent plus débordés à charge de travail équivalente. Constat: le sens de l’organisation que nous parvenons à mettre en place varie d’une personne à l’autre; nous ne sommes pas égaux face à la gestion du temps. Et quand nous trimons sans résultat, il peut parfois nous sembler qu’il y ait d’un côté les élus de la gestion du temps et nous de l’autre. 

Comment l’expliquer ?

La gestion du temps repose en réalité sur une clé de voûte très simple à comprendre mais difficile à mettre en pratique. Bien gérer son temps c’est tout simplement parvenir de manière anticipée à: 

  • Estimer la durée d’une tâche
  • Évaluer le meilleur moment pour accomplir cette tâche 
  • Définir la position de cette tâche dans une séquence en tenant compte des dépendances éventuelles. Par exemple, il paraît évident qu’on doit construire les fondations d’une maison avant le toit sinon il y a un problème. Mais ce n’est pas toujours aussi simple…

Dans la perspective d’accomplir ou de réaliser quelque chose, parvenir à bien gérer son temps implique donc d’avoir vu juste simultanément sur ces 3 hypothèses dès le départ. Ce n’est qu’à cette condition que nous parviendrons à accomplir les objectifs que nous nous étions fixés d’entrée de jeu. 

Peut-on s’améliorer ?

La gestion du temps n’a pas de meilleure métaphore que la construction d’une intrigue dans un roman ou dans un scénario. L’intrigue est constituée par la séquence des actions posées par tous les personnages en vue de remporter l’objectif à la fin de l’histoire. Nous sommes nombreux à penser savoir bâtir une intrigue solide alors qu’il s’agit d’une entreprise réellement complexe. C’est tout simplement un Art, dans le plus noble sens du terme. La bonne nouvelle c’est que tout comme l’écriture d’une intrigue, la gestion du temps peut s’apprendre.

Photo: Green Chameleon – Source: Unsplash

Croyance n°2: une fois qu’on sait le gérer, on n’a plus de problème de temps

La gestion du temps, un long fleuve tranquille ?

Comme je l’écrivais plus haut, nous rencontrons souvent ce contraste d’organisation entre nous et les autres. Nous nous disons alors que quand nous aurons acquis les compétences nécessaires en gestion du temps, nous serons en mesure de le maîtriser. 

En réalité, je pense qu’il faut plutôt voir la gestion du temps comme un bateau qui navigue sur la mer. Quand la mer est calme, que nous ne sommes pas trop chargés, nous parvenons à gérer notre progression sans trop de soucis. Mais si notre charge augmente drastiquement et qu’une tempête éclate, c’est une autre paire de manches !

Photo: Jean-Pierre Brungs – Source: Unsplash

C’est alors que nos compétences vont nous donner un avantage significatif. Orientation, positionnement, anticipation vont alors devenir des leviers-clés pour avancer. On ne peut empêcher ni les tempêtes ni les imprévus mais on peut heureusement en atténuer les effets. 

Qu’est-ce que ça veut dire concrètement ?

La compétence clé en gestion du temps semble donc être la capacité à planifier en tenant compte des imprévus. Cela signifie pouvoir définir un plan et parvenir à le suivre tout en: 

  • Minimisant le nombre d’imprévus
  • Prévoyant du temps pour gérer les imprévus qu’on a pas pu éviter

C’est un peu comme lorsqu’on prévoit un déplacement en voiture: 

  • On pense généralement à faire le plein avant de prendre la route
  • Mais on fait souvent l’hypothèse implicite qu’on n’aura pas de crevaison. Dans les faits, on a tout intérêt à prévoir une marge de manœuvre au cas où une crevaison survient et qu’on doit utiliser la roue de secours

C’est donc cette articulation entre « planifié » et « imprévu » qui est au cœur d’une gestion sereine du temps. L’enjeu c’est de modifier la répartition entre les deux, à savoir: 

  • Passer du mode « pompier » avec 80 % d’imprévu et 20 % de planifié
  • Au mode « pilotage » 20 % d’imprévu et 80 % de planifié
Du mode « pompier » au mode « pilotage » (psst: ce graphique est important 😉)

Le fait de retrouver en sérénité dans la gestion du temps implique donc de renverser cette perspective. Le centre de gravité centré sur la gestion des imprévus doit se déplacer vers une gestion des tâches articulée autour d’une plus grande prédictibilité. Et donc plus de sérénité. 

Photo: Patrick Lalonde – Source: Unsplash

Croyance n°3: la gestion du temps n’est pas une activité en soi

La gestion passive du temps

Pour la plupart d’entre nous, la gestion du temps se résume à accepter des « meeting requests » dans Outlook et à fixer des rendez-vous. En d’autres termes, nous avons une gestion plutôt passive de notre temps. Ce n’est pas nous qui établissons la séquence des événements : elle nous est plutôt imposée de l’extérieur.

Sollicitations acceptées AVEC un moment de planification:
à chaque instant, on n’a pas le vue d’ensemble pour regrouper les événements
Ce que cela donne dans un agenda SANS regroupements: agenda éclaté

Pour reprendre la main sur notre quotidien, en tout cas en partie, nous devons passer d’une gestion passive à une gestion active de notre temps. 

La gestion active du temps

Avoir une gestion active du temps implique de la considérer comme une activité en soi. En d’autres termes, il faut: 

  • Prévoir du temps pour s’occuper de son temps
  • Planifier du temps pour la planification 
  • Prévoir une activité qui coordonne les autres activités 

En ce sens, la planification est une activité méta. Le fait que la planification soit une activité en tant que telle implique qu’elle n’est pas neutre du point de vue de notre emploi du temps. Ce n’est pas un événement ponctuel mais un moment qui présente une certaine durée, une certaine épaisseur dans notre journée. Cette activité de planification, de coordination, consomme donc une partie du temps dont nous disposons alors qu’intuitivement cela ne nous semble pas être le cas. 

La planification: un événement ponctuel à gauche (ce que j’imagine)
VS. une activité présentant une certaine durée à droite (la dure réalité 😜)

3 avantages de la gestion active du temps

Prévoir du temps pour organiser ses activités peut prendre plusieurs formes: 

  • 1h, 2 fois par semaine 
  • 15 minutes par jour
  • 2h par mois 
  • etc. 

La chose importante à retenir c’est que prendre ce recul nous permet de faire 3 choses.

Tout d’abord, cela nous permet d’avoir une vue globalisée de nos RDV et demandes de RDV à venir même si c n’est vrai qu’à 80 ou 90%. Au lieu de répondre à des sollicitations successives sans lien entre elles, nous pouvons alors structurer l’enchaînement de ces sollicitations en fonction de nos propres contraintes.  

Ensuite, on peut regrouper les RDV où les réunions qui se passent dans une même zone géographique pour éviter des trajets inutiles. Il s’agit en somme de regrouper les événement selon leurs dépendances géographiques. 

Enfin, on peut regrouper au même moment des réunions qui abordent la même thématique avec des intervenants différents. Cela arrive souvent dans les organisations plus larges dans lesquelles des initiatives peuvent émerger simultanément depuis 2 endroits différents. Regrouper ces réunions nous permet donc mécaniquement de gagner du temps puisqu’on réduit le nombre de réunions auxquelles on doit participer. Ici, on regroupe en quelque sorte les événements suivant leurs dépendances fonctionnelles.

Sollicitations acceptées AVEC moment de planification:
lors de la planification, on a une vue d’ensemble pour regrouper les événements
Ce que cela donne dans un agenda AVEC regroupements: agenda consolidé

Le fait de regrouper certains types de RDV nous permet de ne pas « entamer » des journées ou des demi-journées avec 1h de RDV. Nous libérons des blocs de temps que nous pouvons alors consacrer à autre chose.

Ainsi, mettre en place une gestion active du temps nous donne un énorme atout : cela nous permet de prendre du recul. Du même coup, cela nous offre une bien meilleure perspective sur les événements afin de mieux les organiser. Bien sûr, nous n’aurons pas toujours 100% des informations pour opérer les regroupements, mais cela nous permettra d’avoir une approche globalisée pour la majorité des RDV.

Croyance n°4: nous avons tous le même rapport au temps

La relativité personnelle

Einstein (pas Franck, l’autre 🤪) nous a enseigné que le temps est relatif. Il ne s’écoule pas de manière linéaire pour tout un chacun mais dépend de notre position les uns par rapport aux autres. Du point de vue individuel, il y a une dimension supplémentaire qui vient s’ajouter à cela : c’est la manière avec laquelle nous nous approprions le temps. En effet, celle-ci peut prendre deux natures différentes.

D’une part elle peut être plutôt du type « séquentielle » : on accomplit une tâche après l’autre de manière successive. Par conséquent, on ne commence une nouvelle tâche que quand la précédente est terminée. C’est ce que montre le schéma suivant: un objectif est décomposé en 8 tâches et 3 ont déjà été accomplies. La progression totale est donc de 3/8, soit 37,5%. Le risque majeur dans cette approche est de rester bloquer à une étape et de ne jamais parvenir au résultat final. En d’autres termes, le risque principal ici est l’enlisement.

Progression vers l’objectif dans une approche séquentielle: 3 tâches sur 8 (37,5%)

D’autre part, notre manière de nous approprier le temps peut être plutôt de type « mise en parallèle »: on accomplit plusieurs tâches simultanément en alternant de l’une à l’autre. A un instant donné, chacune des tâches se trouve dans un degré d’avancement différent. On peut commencer la tâche 2 puis passer à la tâche 7 avant de revenir à la tâche 1 sans nécessairement avoir terminé une tâche pour en commencer une autre. Le risque majeur dans cette approche est de se disperser en papillonnant d’une étape à l’autre et de perdre de vue le résultat final. En résumé, le risque ici est de se disperser.

Progression vers l’objectif dans une approche en parallèle: 3 tâches sur 8 (37,5%)

Quelle méthode choisir ?

Il n’y a pas de méthode meilleur que l’autre ou l’une qui aille nécessairement plus vite que l’autre. l’important, c’est d’utiliser la méthode qui vous convienne et qui soit la plus efficace pour vous. Et, surtout, dans le cadre de nos activités personnelles ou professionnelles, nous avons bien souvent besoin de conjuguer les deux

Il y a certains moments durant lesquels une approche séquentielle est plus profitable, par exemple : tester chaque fonction d’un logiciel de manière systématique. Pour d’autres tâches, c’est une approche en parallèle qui sera préférable, par exemple :

  • Demander des devis à plusieurs fournisseurs pour différents lots
  • Sélectionner un fournisseur pour chaque lot 
  • Exécuter les travaux avec les fournisseurs sélectionnés 

On le voit, choisir une approche plutôt qu’une autre va dépendre de notre nature mais aussi du contexte dans lequel nous nous trouvons. 

4 notions importantes sur la gestion du temps

Ainsi, la gestion du temps demande un peu plus que de l’intuition. Elle nécessite surtout de la structure et également d’accepter plusieurs choses:

  1. Gérer son temps est une compétence qui s’acquiert
  2. Même si on sait globalement bien gérer son temps, on n’est jamais à l’abri de difficultés liées à un imprévu
  3. La gestion du temps est une activité en soi qu’il faut intégrer à son organisation. Elle prend, elle aussi, du temps
  4. Notre rapport au temps peut être différent selon que nous ayions une approche plutôt « séquentielle » où plutôt « en parallèle »

Ce n’est qu’à partir de là que nous pouvons petit à petit redéployer notre rythme de vie différemment, en tenant compte à la fois de ses dimensions personnelles et professionnelles. En effet, en combinant une meilleure gestion du temps à une meilleure gestion de l’attention, de l’information et des outils, c’est plus de sérénité qui s’ouvre à vous 😊

Mise en pratique

Voici ce que je vous propose:

  1. Ce vendredi, fixez 30 minutes dans votre agenda pour organiser le déroulement de la semaine prochaine. C’est votre moment de planification
  2. Dans la semaine suivante, comptez le nombre de demi-journées libres pour lesquelles vous n’avez pas d’engagement (au mieux, vous en aurez donc 10 😊)
  3. Passez en revue les différents RDV que vous avez pris et qui sont déjà noté dans votre agenda. Parmi ceux-ci, essayez de voir ceux que vous pourriez regrouper les uns avec les autres (même lieu et/ou même thématique). Si nécessaire, contactez vos interlocuteurs pour modifier les RDV
  4. Ensuite, listez les engagements que vous devez encore prendre et qui ne sont pas à l’agenda. Organisez ces RDV en essayant, si possible, de les regrouper avec ceux que vous venez de regrouper par lots
  5. Enfin, après ce réagencement temporel, recomptez le nombre de demi-journées pour lesquelles vous n’avez pas d’engagement durant la semaine. Il doit idéalement être supérieur au premier décompte
  6. Faites la différences entre le premier et le second décompte: il doit être positif et ce sont ces demi-journées nouvellement créées qui vont vous permettre d’être plus productif ou tout simplement de prendre soin de vous!
  7. Répétez cet exercice chaque semaine, en tentant à chaque fois de libérer un maximum de demi-journées dans la semaine qui suit

C’est ainsi que, petit à petit, vous parviendrez à récupérer du temps pour VOUS.

PS : et n’oubliez pas, le temps, ça passe vite. 

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