Comment surfer sur le flot des emails

Dans cet article, nous allons voir comment surfer sur le flot des emails pour ne pas se retrouver sous la vague 🏄‍♂️ Le but? Eviter que vous ne vous retrouviez noyé sous un déluge d’informations inutiles. Votre boîte mail étant un centre névralgique de votre travail au quotidien, cela vaut la peine de s’y attarder un moment.

Un cas vécu et quelques chiffres

Il y a quelques mois, je discutais d’un problème avec l’un de mes collègues. Nous étions assis côte à côte devant son poste de travail. A cet instant, il a reçu un email qui est venu s’ajouter aux 4208 qu’il n’avait pas encore lus. A la lecture de ce chiffre, je l’ai regardé un peu ahuri. « Oui, je gère un peu ma boîte mail comme mon fil d’actualité Facebook, comme un flux » m’a-t-il alors confié.

4208 emails non-lus?????? 🤯

Je crois que je n’avais jamais vu une boîte mail aussi saturée. Du coup, ça m’a donné envie de rechercher quelques statistiques sur le sujet.

L’impact global des emails

D’après le site Arobase.org:

• Un internaute français reçoit environ 40 mails par jour (chiffres 2011)
• Environ 1,4 milliards de mails sont envoyés par an en France (chiffres 2011)
• Près de 300 milliards de mais sont envoyés par an dans le monde (chiffres 2019)

Toujours selon ce même site, « l’e-mail se classe en deuxième position des services les plus utilisés sur Internet » juste derrière la consultation de sites web. Bien entendu, c’est le mobile qui est l’outil le plus utilisé pour la consultation des emails (environ 50%).

Quid des employés?

Au sein des entreprises, Arobase.org nous apprend aussi que:

• Chaque collaborateur reçoit environ 90 courriels par jour
• Chaque collaborateur envoie environ 35 courriels par jour
• Les cadres européens estiment passer environ 5,5 heures par jour (!) en moyenne à consulter leur messagerie

On y apprend par ailleurs que « l’abondance des messages à un effet pervers sur le salarié. 43 % des salariés français sont interrompus au moins toutes les dix minutes et 31 % avouent être distraits dans leur travail. (Créfac) ». Ce constat sans appel fait écho à l’article que je vous ai partagé au sujet des perturbations et des distractions.

En résumé, parvenir à mieux organiser la gestion des ses emails peut avoir un double impact. Tout d’abord, cela permet de récupérer du temps et de ne pas rester bloqué dans sa boîte mail la moitié de la journée. Ensuite, cela permet de réduire les perturbations et les distractions pour maintenir son attention. Travailler sur le processus de gestion des emails permet donc d’améliorer 2 facteurs de la productivité: le temps et l’attention.

C’est le double effet Kiss Cool 😎

Evénements vs. flux

Avant, le courrier était le moyen de communication écrit privilégié. Les envois postaux donnaient une temporalité aux échanges: ils nécessitaient du temps. Il s’agissait donc d’une séquence d’événements.

Aujourd’hui, l’échange d’emails est instantanné. Dès lors, l’arrivage continu d’emails s’apparente effectivement plus à un flux qu’à une suite d’événements. C’est un peu comme un robinet qu’on parviendrait difficilement à fermer. En ce sens, l’expression de mon collègue gérant son flux d’emails comme son flux Facebook était très parlante.

Chaque compte mail constitue donc une sorte de robinet d’information sur votre ordinateur/smartphone/tablette. De plus, il est très probable que vous disposiez de plusieurs comptes mail personnels et/ou professionnels.

Comment faire pour les organiser au mieux et gérer ce flux d’emails de manière sereine?

Le pouvoir de moduler: réduire la production à la source

La première chose à faire quand on veut recevoir moins d’emails, c’est tout simplement… d’en envoyer moins soi-même! En effet, les emails fonctionnent sur le principe de l’action-réaction (envoyer/répondre). Par conséquent, tout email que vous envoyez va presque certainement entraîner une réponse.

Soyez parcimonieux dans vos envois d’emails. L’email est-il vraiment le meilleur moyen pour communiquer dans cette situation précise qui vous occupe? Une rencontre, un coup de fil ou une réunion à plusieurs ne seraient-ils pas plus adaptés? Posez-vous la question frontalement. Souvent, c’est la facilité du mail qui nous incite à l’utiliser. Mais ce n’est pas forcément le moyen qui va le mieux nous aider…

Dans le même registre, pour réduire l’arrivée d’emails à la source, conservez les abonnements aux newsletters qui ont vraiment du sens pour vous et supprimez toutes les autres. Cette simple action m’a permis de ne plus être submergé par une masse d’emails inutiles.

Pourquoi est-ce si important? En réduisant la quantité d’information inutiles, vous êtes 1000 fois plus efficaces pour détecter et extraire les informations pertinentes. Ce sont ces informations-là qui sont importantes car ce sont elles qui vous permettent d’atteindre les objectifs que vous vous fixez. Elles sont représentées par les carrés orangés dans les 2 graphiques ci-dessous:

Plus le flux d’information sera léger, plus de facilité vous aurez à en extraire les informations importantes.

Le pouvoir de centraliser: regrouper les robinets

Le second principe, c’est de regrouper les comptes mail dont vous disposez dans un seul client mail sur votre machine principale. Du coup, quand vous relevez vos emails, vous en avez d’emblée une vue globale. Cela vous évite de passer d’un portail de messagerie à l’autre:

Imaginons que vous disposiez d’un compte Outlook, d’un compte Gmail et d’un compte Yahoo. Vous recevez de nouveaux mails sur chacun des comptes (respectivement 3, 1 et 5). En configurant un client mail local, vous recevrez l’ensemble des 9 nouveaux mails directement sur votre appareil.

Ce client peut être Airmail, Mail (pour macOS) ou Thunderbird par exemple. Il en existe des dizaines en fonction de vos goûts. Une petite recherche sur le net et le tour est joué.

Centraliser est toujours une stratégie gagnante dans ce genre de situations:

• Vous ne devez pas aller à plusieurs endroits pour vérifier l’arrivée d’emails, au risque d’en oublier. Tout est au même endroit
• La liste de vos emails constitue naturellement une liste de rappels, généralement des tâches à accomplir ou d’événements à programmer
• Comme le processus de collecte est centralisé, votre cerveau peut se focaliser sur le traitement de l’information plutôt que sur la collecte d’information

Le pouvoir de segmenter: la cuisine et la salle de bain

Il est très probable que, comme moi, vous utilisiez les mails tant dans votre vie privée que dans votre vie professionnelle. En ce qui me concerne, mon ordinateur est ma machine principale et me sert à traiter les 2 types de mails. Longtemps, j’ai joué à 100% la carte de la centralisation complète. J’utilisais donc un seul et unique client mail pour tous mes comptes, à la fois professionnels et privés.

Résultat: dès que je relevais ma boîte, je me retrouvais avec série de mails professionnels à traiter mélangés à mes mails privés. Pourtant, je n’avais aucune envie de lire ces courriels à ce moment-là. C’était particulièrement vrai le soir et le WE. Cela avait 3 fâcheuses conséquences:

• Tout d’abord, cela m’obligeait à intégrer des informations alors que j’essayais de me focaliser sur autre chose. Ces mails constituaient donc une distraction, m’empêchant d’être présent à ce que j’étais en train de faire
• Ensuite, cela me stressait car je prenais connaissance d’une problématique que j’allais devoir gérer rapidement alors que j’étais dans un contexte de repos
• Enfin, cela me frustrait car, à cet instant précis, je n’étais en mesure de prendre aucune action concrète pour résoudre le problème qui venait d’émerger

Comment segmenter?

J’ai donc décidé de séparer mes comptes mails professionnels et privés dans 2 « pièces » séparées, autrement dit 2 clients mails distincts:

• La cuisine: le client mail professionnel pour traiter mes emails pros, que je consulte principalement la journée en semaine (Outlook pour macOS)
• La salle de bain: le client mail personnel pour traiter mes mails persos, que je consulte principalement le soir et les WE (Mail pour macOS)

Cela me permet de mieux faire la part des choses. Surtout, cela me permet de traiter des dossiers professionnels sans être distraits par des aspects plus personnels, et réciproquement.

Au besoin, vous pouvez en avoir plus mais je ne le ferais pas. L’idéal est vraiment de pouvoir bien gérer le flux des emails en fonction de votre contexte du moment (mode boulot ou mode repos).

Segmentation distribuée

De la même manière que vous le faites sur votre machine principale, je vous invite à segmenter vos boîtes mails sur votre smartphone et/ou votre tablette. Personnellement, j’ai fini par carrément retirer ma boîte mail professionnelle de mon smartphone. Je vous vois penser: « ce type est fou ou réac! ». En fait pas du tout! Quoique… En fait, si je l’ai fait, c’est pour des raisons identiques à celles que j’évoquais ci-dessus:

• Cela me distrayait, par exemple en réunion. Je ne participais pas à 100% et manquait pas mal de choses dans les échanges
• Cela me stressait car j’étais notifié d’événements auxquels je voulais réagir
• Et cela me frustrait car je n’avais pas les éléments en main sur mon smartphone pour répondre et régler la situation

Vu la fréquence de consultation de mes emails sur ma machine principale, je me suis imposé de retirer ma boîte professionnelle de mon smartphone. Résultat:

• Impact professionnel: 0
• Impact personnel: moins de stress, plus de bien-être

En résumé: tout bénéfice!

Le pouvoir de choisir: adaptation dynamique du débit

J’ai déjà lu pas mal d’articles sur le net qui disent tout et son contraire quant à la fréquence de consultation de sa boîte mail. Certains ne jurent que par le fait de la laisser ouverte en permanence. D’autres conseillent de ne consulter ses mails qu’à heures fixes, 3 ou 5 fois par jour. D’autres encore font des « microconsultations » toutes les heures ou toutes les demi-heures.

Alors, quelle approche faut-il préconiser?

CA DEPEND 😎

Une question de contexte

Tout d’abord, cela dépend de votre contexte général. Occupez-vous une fonction de communication, de support ou de présence sur le web? Dans ce cas, vous devrez être plus « connecté » (=relever vos mails plus souvent) qu’une personne qui occupe un autre type de fonction.

Ensuite, cela dépend de votre contexte du moment. Etes-vous en mode « opérations quotidiennes », c’est-à-dire que vous gérez la situation et que tout se passe bien? Dans ce cas, vous pouvez pratiquer une consultation épisodique. Relever vos mails environ 3 fois par jour devrait vous permettre d’être à l’aise. Ce n’est pas une vérité absolue, juste un ordre de grandeur qui semble assez bien fonctionner pour pas mal de monde. Certains relèvent leurs mails dès le matin, d’autres préfèrent le faire en milieu de matinée après avoir terminé leur tâche du jour la plus ardue… A vous de voir!

A contrario, vous êtes en mode « livraison de projet » ou « situation de crise »? Dans ce second cas, je vous conseille une consultation continue. Les situations chaudes évoluent tellement vite que vous avez intérêt à rester informé « au plus près des événements ». C’est un peu comme pour les journalistes. Dans ce genre de cas, la plupart de gens que je connais laissent tout simplement leur boîte mail ouverte en permanence. Elle agit comme un fil de dépêches qui les informe minute par minute de l’évolution des événements. Et, surtout, cela leur permet de réagir immédiatement en cas de besoin.

Au quotidien

Un conseil: ne pratiquez pas la consultation continue au jour le jour, sauf si cela s’avère réellement nécessaire. Les emails constituent un outil génial mais qui peut littéralement vous « bouffer votre temps » si vous n’y prenez pas garde.

Dans tous les cas, désactivez les notifications: vous consultez assez fréquemment votre boîte mail spontanément pour qu’en plus elle vous rappelle à l’ordre entre les coups. Sons, bannières, vibrations, pastilles… Tous ces signaux sont parfaitement inutiles et vous empêche de faire simplement votre job.

Oui, vous savez, ce petit truc que vous faites entre vos consultations de boîte mail 😎

Le pouvoir de grouper: embouteiller les mails par conversation

Notre cerveau utilise différents types de mémoire, dont la mémoire de travail. Un peu comme la RAM d’un ordinateur, celle-ci contient les informations dont nous avons besoin sur le moment pour exécuter une tâche.

Cette mémoire de travail a une capacité limitée! C’est la raison pour laquelle notre cerveau regroupe les informations afin de les traiter plus facilement.

Par exemple, pour mémoriser un numéro de téléphone, ce qui est une tâche en soi:

• Vous n’allez pas retenir: 0 4 7 7 1 2 3 4 5 6
• Mais plutôt: 0477 / 12 34 56
• Ou encore: 0477 / 123 456

Le fait de regrouper les informations allège le traitement des données et permet donc à votre cerveau de se concentrer sur le fait de les « processer ».

Pour les emails, c’est pareil:

• Ne traitez pas des emails distincts
• Traitez plutôt un groupe d’emails qui concernent un sujet précis

Pour ce faire, vous pouvez regrouper vos mails par conversation. Les clients mails existants offrent généralement cette fonctionnalité dans les options de présentation de la boîte mail. En voici 2 exemples sur macOS:

Tous les mails reliés à un même sujet (= le champ « Sujet » du mail) seront alors regroupés dans un même « fil de discussion ». Cette présentation peut être un peu déroutante au début mais, à long terme, elle permet de se focaliser sur des actions à traiter plutôt que sur des emails à gérer.

Le pouvoir de trier: jongler avec les vannes

Une fois que vous avez ouvert votre boîte mail, vous allez vous retrouver avec une série de mails en attente et des nouveaux mails. Nous allons nous concentrer sur ceux-ci grâce à la technique des 4D.

C’est est une technique que j’ai découverte dans un support de formation mais également dans cet article. La technique des 4D signifie prendre une des actions suivante pour chaque nouvel email:

• Delete/Archive (effacer/archiver)
• Do (faire)
• Delegate (déléguer)
• Defer (reporter à plus tard)

Son intérêt est qu’elle permet de traiter rapidement un bloc de mails, tout particulièrement les nouveaux emails.

1) Parcours rapide des nouveaux mails

Dans un premier temps, parcourez rapidement les nouveaux mails qui sont arrivés depuis votre dernier relevé. Identifiez en particulier:

• L’expéditeur
• Le sujet

Ces 2 paramètres vous donneront immédiatement une idée de l’importance potentielle de chaque message. Votre esprit se préparera alors à en appréhender le contenu avec plus ou moins d’attention quand vous le lirez en détail. C’est un peu comme si, mentalement, un petit drapeau rouge se levait dans votre esprit pour certains emails.

Une fois que vous avez parcouru cette liste des nouveaux mails, parcourez-en le contenu en profondeur, un mail à la fois – et prenez une des 4 décisions suivantes.

2) Delete/Archive (effacer/archiver)

La première action à prendre et qui est très facile est de faire « disparaître » de votre boîte mail les courriels qui ne requièrent pas d’action particulière. Dans ce cas, 2 options s’offrent à vous:

• Archiver le mail
• L’effacer (Delete)

De manière générale, je préfère archiver que « deleter » et ce pour 2 raisons:

• Vu les capacités de stockage dont nous disposons aujourd’hui, ça ne mange pas de pain
• Il est toujours rassurant de savoir qu’on a gardé trace d’un échange au cas où

Pourtant, je dois bien avouer que le nombre de fois où j’ai dû aller fouiller dans mes archives mail a été extrêmement rare. Après, c’est une question de goût. L’idée est surtout de passer votre boîte mail au tamis et d’en évacuer immédiatement ce qui ne requiert pas d’action supplémentaire.

Dans les faits, les entreprises mettent souvent en place une politique de rétention des emails. Cela signifie que les mails sont conservés pendant une certaine période avant d’être effacés du serveur. Généralement, celle-ci s’étend de12 à 24 mois mais cela varie d’une entreprise à l’autre.

Quels critères utiliser pour deleter/archiver?

D’après l’article que j’évoquais ci-dessus, il y a 4 critères à considérer pour vérifier si vous pouvez effacer un email:

1. L’email en question revêt-il de l’importance pour les projets sur lesquels je travaille? Si la réponse est « non » alors vous devriez supprimer le message de votre boîte mail
2. Puis-je obtenir la même information à un autre endroit facilement? Si la réponse est « oui », vous devriez également supprimer le message de votre boîte mail
3. Aurai-je besoin de cette information dans un horizon de 6-12 mois? Si ce n’est pas le cas, vous pouvez également effacer cet email
4. Ai-je une obligation de conserver l’information contenue dans ce mail? Si c’est « non », supprimez le message mais si c’est « oui », conservez le mail en question dans votre boîte mail. Conservez-en également une copie dans un répertoire spécifique de votre ordinateur

En résumé:

• Si l’email que vous être en train de lire n’implique pas d’action ultérieure, archivez-le
• S’il n’est pas important en regard des 4 critères évoqués ci-dessus, supprimez-le

3) Do (faire)

Une fois le premier filtre appliqué, reparcourez les emails restants et sélectionnez ceux que vous pouvez traiter immédiatement. Par exemple, je reçois certaines de mes factures par mail au format PDF: dans ce cas, j’enregistre chaque facture dans un dossier « Comptabilité » et je programme un virement à la date d’échéance de la facture. Je peux même créer une série de virements et les valider tous d’un seul coup. Les emails contenant des factures sont donc typiquement le genre de mails que vous pouvez traiter « en batch », « en paquet » si vous préférez.

Cela peut aussi concerner les questions simples que vous recevez au boulot:

• Peux-tu me rappeler le lien vers tel ou tel répertoire/tel dossier?
• Pourrais-tu renvoyer tel ou tel rapport à l’équipe?
• Peux-tu me confirmer la date de lancement de tel projet?
• Etc.

Idéalement, la durée de traitement d’un mail que vous traitez sur le moment même ne doit pas excéder 1 minute. Si vous parvenez à le traiter rapidement, il n’y a pas de raison de le conserver indéfiniment dans votre boîte mail. Une fois le mail traité, archivez-le.

4) Delegate (déléguer)

Si vous ne pouvez pas supprimer ou archiver un email, ni le traiter facilement, vérifiez si vous ne pouvez pas en déléguer le traitement.

Il y a 2 questions à se poser:

• Ai-je les bonnes informations/ressources pour traiter cet email?
• Si la réponse est « non », qui pourrait les avoir dans la mesure où cette tâche rentre dans le contenu de sa mission?

Cela vous permettra de facilement assigner un destinataire au mail que vous êtes en train d’analyser. Attention: il n’est pas question ici de considérer vos collègues comme une poubelle, ni de vous débarrasser à bon compte de ce que vous n’aimez pas faire. L’idée ici, c’est de traiter une demande ou une requête vite et bien. Nous parlerons de ce cas particulier de la délégation dans un article spécifique.

5) Defer until later (reporter à plus tard)

Enfin, il vous restera les autres emails qui ne peuvent être ni supprimés/archivés, ni traités, ni transférés. Ce sont en particulier les mails:

• Qui requièrent une action ultérieure
• Et/ou qui requièrent un traitement plus long qu’une minute
• Et/ou que vous seul pouvez traiter

En général, ce sont ces mails-ci qui vont se traduire par une nouvelle entrée dans votre TO DO liste et pour lesquels vous devrez bloquer du temps dans votre agenda. Il n’est donc pas question de créer un TO DO pour chaque mail entrant, comme j’ai pu l’entendre dans une formation de gestion du temps.

L’entonnoir des 4D

Chacune des étapes ci-dessus va vous permettre de traiter un certain nombre de mails. En moyenne, on peut considérer qu’ils se répartissent de la manière suivante:

• 50% peuvent être supprimés ou archivés immédiatement
• 30% peuvent être traités immédiatement
• 20% constituent de véritables TO DO à planifier

Cette stratégie vous permet donc de rapidement traiter le flux de mails que vous recevez pour vous focaliser uniquement sur les mails essentiels.

Petit résumé en guise de conclusion

Petit résumé des astuces vues dans cet article pour surfer sans stress à travers votre flux d’emails:

En amont

• Envoyez moins d’emails: un email envoyé entraîne quasi à coup sûr un email en retour
• Désabonnez-vous de toutes les mailing listes inutiles: cela vous permettra d’être plus attentif aux mails pertinents et importants

En consultation

• Centralisez: utilisez un client mail pour vos différents comptes
• Segmentez: une boîte mail pour le privé, une boîte mail pour le professionnel
• Ne mettez vos mails professionnels sur votre smartphone que si cela s’avère utile (9 fois sur 10, cela ne l’est pas selon moi)
• Adaptez la fréquence de consultation de votre boîte mail en fonction de votre contexte global (votre job au quotidien) et de votre contexte du moment (votre actualité)
• Désactivez les notifications: vous n’en avez pas besoin puisque vous relevez vos mails spontanément plusieurs fois par jour

Dans le traitement

• Regroupez les mails par conversation: votre cerveau regroupe naturellement les éléments par sujets, aidez-le en regroupant vos emails en conversation. Il vous remerciera!
• Triez vos mails avec la technique des 4D: delete-archive/do/delegate/defer

Il ne vous reste plus qu’à mettre tout cela en musique pour ne plus vous laisser submerger. A vous de jouer! 🏄‍♂️😊

Sources

• Photo d’illustration de l’article par Tim Marshall – Source: Unsplash
• Article statistiques mails d’Arobase: https://www.arobase.org/actu/chiffres-email.htm
• Article au sujet des 4D: http://www.nirmaltv.com/2010/02/09/the-4d-method-for-email-management/

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