Prendre soin de son temps

Aujourd’hui, c’est vendredi. Je redresse la tête et me rends compte à quel point la semaine est passée à une vitesse de dingue! Comme vous, j’ai accompli un million de choses, couru pour tenir mes engagements, pris soin de mes proches… Cependant, il y a une chose que nous oublions souvent: c’est prendre soin de notre temps.

Nous nous retrouvons alors dans un état proche de suffocation mentale:

Pourtant, il existe une possibilité pour sortir de ce cercle infernal. Comment? En changeant des choses dans notre organisation quotidienne par petites touches. Alors, des espaces de liberté se créent dans cette course effrénée, nous redonnant petit à petit de l’oxygène.

Une demande et un besoin croissants

Selon une étude parue sur LinkedIn et relayée par le blog du World Economic Forum, la gestion du temps fait partie des 5 compétences non-techniques (les gens plus hypes disent « soft skills » 😉) les plus demandées par les employeurs en 2019. A ses côtés, on retrouve la créativité, la persuasion, la capacité de collaboration et la faculté d’adaptation.

En fait, parvenir à prendre soin de son temps de manière équilibrée entre les sphères privée et professionnelle est devenu vital. C’est presque devenu un enjeu de santé mentale. En effet, chacun doit jongler avec des demandes professionnelles multiples en les conjuguant avec les impératifs du quotidien. D’une part, les nouvelles technologies rendent la frontière entre ces deux sphères plus floue. D’autre part, le nombre de sollicitations que nous recevons de chaque côté augmente sans cesse. Au final, nous pouvons alors nous comporter comme si nous étions aussi disponibles que des machines.

24 heures sur 24.

7 jours sur 7.

365 jours par an.

Une tendance de fond

Dans les offres de formation en gestion du temps, c’est souvent l’augmentation de la productivité qui est au premier plan. Il s’agit tout simplement d’en faire plus dans le même temps.

Hors, le temps n’est pas une ressource comme les autres. Le temps ressemble plus à l’eau ou à l’air: il est précieux. Dès lors, j’ai la conviction que d’autres critères peuvent constituer des leviers de motivation pour construire un emploi du temps plus serein.

J’en vois 4 principaux: il y a la la performance, effectivement, mais aussi le bien-être, le temps à préserver pour soi et le temps à donner aux autres.

C’est l’histoire d’un gars…

Avant d’entrer dans le détail de ces 4 critères, prenons un petit exemple pour fixer 3 idées.

Imaginez que votre cousin, qui habite à une centaine de mètres de chez vous, vous lègue toute sa collection de BD. Il n’a plus de temps à y consacrer et a décidé de s’en séparer. Du coup, c’est vous qui allez hériter de toute sa collection (j’espère que vous aimez la BD 😇).

Une seule règle au deal: c’est vous qui devez venir les chercher. Vous avez alors plusieurs options:

• Soit vous transportez 1 BD à la fois mais vous allez y passer la semaine
• Soit vous vous dites qu’utiliser 2 grand sacs de courses va vous aider à aller plus vite. En effet, c’est plus efficace: vous transportez 20 BD à chaque trajet. Par contre, c’est lourd et vous suez à grosses gouttes
• Heureusement, un autre de vos valeureux cousins a emprunté un caddie au supermarché du coin. Vous décidez de l’utiliser pour convoyer les « précieux ». Vous vous limitez à 20 BD dans le caddie à chaque trajet afin de ne pas les abimer. Par contre, c’est beaucoup plus facile et pratique à transporter!

Cette petite histoire montrez qu’il y a 2 dimensions importantes à prendre en compte quand on veut accomplir quelque chose.

Efficacité, efficience et productivité

Par production, on entend généralement une quantité de biens ou services qui sont créés au cours d’une période donnée. Mais ce concept ne suffit par pour considérer la notion de productivité. Il faut prendre en compte 3 autres dimensions.

Efficacité

Première dimension l’efficacité: c’est le résultat global de votre action. Être efficace peut signifier:

• Produire en plus grande quantité: on augmente alors la production, le nombre d’unités produites par unité de temps
• Produire plus de valeur: on augmente alors la valeur ajoutée par unité

Si on se place dans une perspective chiffrée, l’efficacité correspond à multiplier:

• la quantité d’unités produites par unité de temps (la production)
• avec la valeur ajoutée par unité

Plus le résultat global est élevé, plus l’efficacité est grande.

On voit un exemple ensemble dans un petit instant.

Précision importante: le terme « valeur ajoutée » est souvent galvaudé. Celle-ci n’est pas nécessairement financière ou quantifiable! Une contribution importante à la recherche ou une percée dans la compréhension d’une maladie psychique ont une valeur immense. Malheureusement, on a souvent tendance aujourd’hui à observer la valeur des choses simplement à travers le prisme d’une pièce de bitcoin.

Efficience

Seconde dimension, l’efficience: on considère généralement que c’est l’utilisation des moyens mis en oeuvre pour parvenir au résultat souhaité. Ceci inclut votre énergie, votre temps et toutes les autres ressources. Plus les moyens utilisés sont petits, plus l’efficience est importante. Ce qui permet généralement d’améliorer l’efficience, ce sont:

• Les outils
• Le savoir-faire, à savoir votre capacité à correctement utiliser les outils avec les bonnes méthodes 😉

Productivité

La 3ème et dernière notion est celle de productivité. C’est le rapport des résultats sur les moyens mis en œuvre pour les atteindre:

Productivité = Résultat / Moyens

A moyens donnés, plus le résultat est important, plus la productivité est élévée, et inversement. On dit alors qu’on est efficace.

A résultat donné, plus les moyens investis sont réduits, plus la productivité est élévée, et inversement. On dit alors qu’on est efficient.

Ça peut paraître évident n’est-ce pas? Pourtant, vous seriez étonné de voir la fréquence à laquelle survient la confusion entre la fin et les moyens. Cela arrive tant dans la vie courante que dans le domaine professionnel ou dans les médias…

Tous-les-jours.

Si.

Et c’est une des principales sources de problèmes et d’incompréhensions (parfois graves) dans certains projets.

Détaillons maintenant aux 4 critères qui peuvent vous servir leviers de motivation pour mieux gérer votre temps. Commençons par le critère de performance.

Le critère de performance

Au sein des entreprises, on recherche généralement la productivité globale maximale. Autrement dit, recherche un maximum d’efficacité en optimisant les moyens investis. C’est donc souvent ce critère qui guide la volonté d’offrir des formations en gestion du temps aux employés. Cependant, VOUS pouvez aussi vouloir augmenter votre productivité, et ce pour diverses raisons.

Partons de l’hypothèse que vous accomplissez l’ensemble de vos activités professionnelles sur une semaine de travail « classique ». Pour l’exercice, imaginons que vous accomplissez une tâche par heure et que, pour chacune de ces tâches, vous génériez une valeur ajoutée de 1:

Exemple : vous créez 1 colis-cadeau par heure contenant 3 objets à l’intérieur. Au bout de la semaine, vous obtenez donc une production de 40 colis contenant chacun 3 objets. Comme la valeur ajoutée par tâche vaut 1, la production équivaut à l’efficacité.

En prenant comme grille de lecture le critère de performance, on peut distinguer 3 manières différentes de moduler cette productivité.

Augmenter l’efficacité – sous l’angle de la quantité produite

A enveloppe de temps égale, c’est augmenter la production, donc parvenir à accomplir plus de tâches dans le même temps, par exemple 2 par heure:

Exemple : vous créez non plus 1 mais 2 colis-cadeaux par heure contenant chacun 3 objets à l’intérieur. En fin de semaine, vous obtenez une efficacité de 80 colis contenant chacun 3 objets. A nouveau, la production et l’efficacité restent identiques puisque la valeur ajoutée par tâche vaut 1.

Augmenter l’efficacité – sous l’angle de la valeur ajoutée

A enveloppe de temps égale, vous augmentez la valeur ajoutée des tâches. La pondération de chaque tâche passe par exemple de 1 à 3 (cf. en jaune sous le tableau). En effectuant le même nombre de tâches (laissé ici à 1 par heure), vous obtenez:

Exemple : vous créez 1 colis-cadeau par heure contenant 5 objets, un message personnalisé manuscrit, de la décoration à l’intérieur et un tag de tracking pour suivre le colis. En fin de semaine, vous obtenez une production de 40 colis mais à plus forte valeur ajoutée que précédemment. L’efficacité passe de 40 à 120 et n’est plus égale à la production.

Augmenter l’efficience

Ici, a contrario, l’enveloppe de temps peut varier mais on travaille à résultat égal. Votre but, c’est d’être plus économe, de dépenser moins d’énergie, de temps et de ressources à résultat égal pour une tâche ou un ensemble de tâches:

Exemple : je crée 1 colis-cadeau contenant 3 objets toutes les 30 min au lieu de le faire en 1h – avec moins de matières premières et moins de consommables. Résultat: on parvient à la même efficacité en utilisant 2 fois moins de temps. La variable n’est plus le résultat: ce sont les moyens.

Le temps ainsi récupéré peut être utilisé pour d’autres tâches ou d’autres réalisations professionnelles. Intéressant, non?

Le critère de bien-être

La pression que nous subissons dans nos agendas quotidiens n’aide pas à rester serein. Nous avons l’impression de courir tout le temps, d’avoir toujours trop de choses à faire. Nous vivons dans une course permanente qui s’accélére un peu plus tous les jours avec notre hyperconnexion exacerbée.

Pour réduire cette pression, une des voies possibles est de réduire la quantité de choses que nous faisons chaque jour en y réintroduisant des moments de respiration. On choisit délibérément de réduire notre efficacité. Alors qu’il nous semble naturel de prendre des pauses lorsque nous faisons du sport, pourquoi considérons-nous que notre cerveau est prévu pour fonctionner non-stop? Parvenir à rendre notre agenda plus fluide permet d’y ramener l’alternance au lieu d’un flux tendu permanent:

Accomplir tout simplement moins de choses présente 3 avantages.

Tout d’abord, cela permet de réduire l’inconfort mental et psychologique. On se sent plus serein et plus apaisé, sans avoir le sentiment que notre cerveau est sursaturé d’éléments à traiter.

Ensuite, cela diminue le stress et le malaise physique associés au fait de se sentir sans cesse débordé. Tensions, crampes, souffle coupé… Si on y prête un peu attention, les symptômes physiques liés au stress de la vie quotidienne n’ont rien de négligeable.

Enfin, le fait de réduire la pression sur le temps permet de réélargir nos perspectives et donc notre horizon. Quand les choses vont trop vite, notre champ de vision a tendance à se rétrécir, un peu comme dans un tunnel.

Si nous parvenons on réduire la pression que nous subissons pour ralentir, nous récupérons une vision élargie, un horizon plus ouvert et un pouvoir d’agir sur les événements. Il est alors possible de retrouver une forme de sérénité, d’arrêter de se sentir sans cesse bousculé.

Le critère du temps pour soi

Ici, l’enjeu est du critère de performance est pris dans l’autre sens. A nouveau, l’idée n’est plus d’accomplir plus de choses dans le même timing, mais de parvenir:

• Au même résultat
• En moins de temps
• Afin de s’aménager du temps libre hors de la sphère professionnelle

On travaille à résultat égal mais à enveloppe de temps variable. Au final, c’est augmenter son efficience, mais pas dans une perspective d’ajouter des tâches ou d’en faire plus. L’enjeu, c’est de récupérer du temps pour soi un peu chaque jour. Ce sont les cases vertes dans le tableau:

Ou encore de parvenir à libérer 1/2 journée complète par semaine, pour soi:

Parvenir à mieux vous organiser vous permet d’allouer du temps libre à d’autres activités qui vous tiennent à coeur:

• Prendre soin de vous, par exemple en vous reposant ou en faisant du sport
• Vous former dans son métier pour évoluer
• Amorcer une transition professionnelle
• Vous adonner à une passion
• Développer des projets artistiques
• Etc.

Pouvoir prendre du temps pour vous est essentiel à votre équilibre et vous aide à garder vivantes toutes les facettes de votre personnalité, de votre vie.

Le critère du temps pour les autres

Sur le même principe que le critère précédent, libérer du temps permet, si vous le souhaitez, d’allouer celui-ci aux autres. Vous pouvez alors:

• Passer plus de temps en famille ou avec des amis
• Vous occuper de vos enfants plus souvent
• Prendre soin d’un proche souffrant
• Soutenir votre conjoint dans une période professionnelle ou personnelle difficile
• Faire du bénévolat
• S’engager et s’investir dans des problématiques sociétales
• Etc.

Prendre du temps pour les autres nous nourrit, nous fait nous sentir utiles. Surtout, il permet de resserrer, voire parfois retisser, les relations qui sont importantes pour nous.

Et vous?

Parvenir à activer les leviers de la productivité permet d’ouvrir de nouvelles perspectives. Cela peut être aller vers plus de performance, plus de bien-être, vous occuper de vous ou prendre soin des autres. Vous libérer du temps, c’est vous offrir un cadeau.

Et vous? Quelle est LA raison pour laquelle vous souhaiteriez mieux prendre soin de votre temps? Qu’est-ce qui vous pousserait à aménager les choses différemment dans votre quotidien?

Trouvez votre raison

Pour la trouver, je vous propose un petit exercice :

Prenez deux feuilles de papier. Sur chacune d’entre elles, dessinez 5 colonnes, chacune représentant un jour de la semaine (du lundi au vendredi). Ensuite, décomposez chaque jour en deux blocs, matin et après-midi:

Votre horaire actuel

Sur la première feuille, pour chacun des blocs, notez en quelques mots ce à quoi il correspond dans votre vie actuelle. Essayez d’être le plus spécifique possible (boulot, congé pour les enfants, entraînement sportif, sortie festive, écriture, sortie culturelle, repos, etc.).

Une fois cette première feuille complétée, mettez-la de côté. Fermez les yeux quelques instants et pensez aux activités, aux moments que vous aimez passer, qui ont du sens pour vous, tant sur les plans professionnel que personnel.

Remarque: nous pouvons parfois éprouver des difficultés à bien identifier ce qui nous fait du bien. Une méthode qui marche pour moi et que je vous partage, c’est de me remémorer si telle ou telle activité me donne de l’énergie. Autrement dit, est-ce qu’elle « m’énergise », me nourrit, ou, au contraire, a-t-elle tendance à me tirer vers le bas, à me faire me sentir « vidé ». J’essaie de ne garder que les premières 😉

Votre horaire idéal… et un peu plus

Prenez la seconde feuille et aménagez votre agenda idéal, ce que vous pourriez faire pour vous sentir bien, épanouis, en terme d’occupation professionnelle et en termes d’activités personnelles. Soyez fous, osez, ne vous bridez pas! L’idée est de laisser s’exprimer ce qui est juste pour vous.Une fois que vous avez rempli l’occupation de vos journées dans cette semaine idéale, observez-les quelques instants.

Dans un second temps, projetez-vous quand vous aurez atteint l’âge de 80 ans (ou plus). Demandez-vous alors si tous ces blocs que vous avez remplis en valent la peine. En effet, petit à petit, tous ces petits blocs hebdomadaires deviendront ce qui aura rempli votre vie. Ce qui devrait prendre place dans votre semaine idéale ne vous apparaîtra alors plus comme un simple résumé de votre quotidien mais comme une synthèse de ce que pourrait être votre vie.

Trouvez la raison qui vous permettra de mieux prendre soin de votre temps…

Le reste suivra.

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